Perbaikan Berkelanjutan penting dalam Sistem Manajemen Mutu

Badan Standardisasi Nasional (BSN) sangat mengapresiasi Pertamina yang selama ini dinilai baik dan konsisten dalam menerapkan standar terutama Standar Sistem Manajemen Mutu. Bahkan, Pertamina unit Lubricants berhasil meraih penghargaan tertinggi bagi industri penerap Standar Nasional Indonesia (SNI), SNI Award tahun 2011 dan 2012. Prestasi dan kesungguhan Pertamina dalam menerapkan standar diharapkan dapat menjadi role model bagi industri lain di Indonesia. Demikian disampaikan Deputi Bidang Penerapan Standar dan Akreditasi – BSN, Suprapto pada “Sharing Session: Keberhasilan dan Tantangan Penerapan Sistem Standar di Indonesia” di kantor pusat Pertamina, Jakarta, Kamis (26/03/2015). Acara dihadiri oleh sekitar 80 orang pegawai Pertamina diantaranya VP QSKM Pertamina, Faisal Yusra dan jajaran manajemen yang terkait dengan Quality dan Standardisasi.

Kendati demikian, lanjut Suprapto, Pertamina diharapkan tetap melakukan improvement agar kualitas output yang dihasilkan Pertamina juga dapat terus ditingkatkan. Pengertian improvement, bukan selalu bermakna negatif yakni dari yang jelek menjadi baik. Namun, improvement juga bisa berarti peningkatan kualitas dari yang sudah baik menjadi lebih baik lagi. Upaya itu akan selaras dengan keinginan Pertamina yang ingin menjadikan perusahaan bertaraf “World Class”. Maka, perbaikan berkelanjutan perlu dilakukan (continual improvement). Untuk itu, ada baiknya jika Pertamina juga bisa menerapkan standar ISO 9004 untuk peningkatan output berkelanjutan.

Selain itu, Suprapto juga menyarankan agar unit-unit kerja di Pertamina yang berhasil mencapai kinerja dan menghasilkan output yang “excellent”, dapat menjadi role model/bencmark bagi unit kerja lain dalam menerapkan standar. Benchmark diperlukan untuk meyakinkan bahwa menerapkan standar sangat meaningfull bukan sebuah paksaan. “Kalau memang berorientasi untuk kepuasan pelanggan, penerapan standar bukan karena terpaksa,” kata Suprapto.

Orientasi kepuasan pelanggan, tidak hanya berlaku untuk satu unit tertentu. Diperlukan integrasi antar unit sehingga terwujud sinergi dan kualitas terbaik pada produk/proses akhir. “Itu berarti, kualitas kinerja unit kerja sebelumnya akan mempengaruhi pada proses selanjutnya pada unit kerja berikutnya. Jika kinerja unit kerja sebelumnya buruk, bisa jadi hasil akhir akan buruk juga,” tegas Suprapto.

Dengan terintegrasinya unit kerja dalam menerapkan standar, maka semua personel yang terlibat di dalamnya harus bisa memahami, menghayati, serta menerapkan standar terutama standar sistem manajemen mutu sehingga hasilnya sesuai yang diharapkan.

Di akhir sesi Sharing Session, Suprapto menekankan pentingnya penggunaan bahasa dalam dokumen sistem manajemen mutu yang harus dapat dipahami oleh semua pihak. Suprapto berpendapat, penggunaan bahasa dalam dokumen –Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris, disesuaikan saja dengan kondisi di lapangan. Yang terpenting, apapun bahasa yang digunakan, dapat dimengerti, dihayati, dan dilaksanakan oleh pegawai Pertamina sehingga hasilnya sesuai yang diharapkan.”Jangan sampai menimbulkan multi tafsir dalam dokumen sistem manajemen mutu”, ujar Suprapto. Terkait hal ini, Pertamina juga mengusulkan agar BSN bisa membuat semacam Kamus yang menstandarkan istilah-istilah tertentu sehingga tidak menimbulkan kerancuan atau salah menafsirkan atas maksud yang tertulis dalam dokumen system manajemen mutu. (dnw,nda,ald)