Rekod sebagai jantung sistem manajemen

Pandemi Covid-19 telah mengubah banyak hal. Perubahan kebiasaan seperti keharusan menjaga jarak, memaksa banyak orang untuk beraktivitas di rumah saja. Pekerjaan yang biasanya dilakukan di kantor, harus dilakukan dari rumah. Semua dilakukan berbasis digital online baik rapat, diskusi, dan koordinasi dengan rekan dan atau mitra kerja dilakukan dari rumah. Sebelum pandemi, mayoritas dokumentasi kegiatan biasa dalam bentuk hardcopy, namun seiring pandemi Covid-19 yang terus berlangsung, rekod dokumentasi hardcopy mulai berkurang. Semua aktivitas dikerjakan berbasis digital.

Oleh karenanya, penting untuk mengelola manajemen rekod. “Arsip menjadi jantung dari sistem manajemen. Jika rekod ini tidak dikelola dengan baik, maka akan sulit, membuktikan sistem manajemen yang sudah kita terapkan dan berjalan dengan baik. Membuktikannnya, justru melalui rekod ini,” ujar Direktur Pengembangan Standar Mekanika, Elektroteknika, Energi, Transportasi, dan Teknologi Informasi (MEETTI), BSN, Y. Kristianto Widiwardono dalam webinar bestan daring#4 “Manajemen Arsip Menggunakan SNI ISO 15489-1:2016” melalui aplikasi zoom dan kanal youtube serta facebook BSN pada Rabu (23/09/2020).

Sebagaimana diketahui, BSN pada tahun 2018 telah menetapkan SNI ISO 15489-1:2016 Informasi dan dokumentasi – Pengelolaan arsip – Bagian 1: Konsep dan prinsip yang merupakan adopsi identik ISO 15489-1:2016. Standar ini disusun oleh Komite Teknis 01-05 Dokumentasi dan Informasi.

Arti kata arsip dalam SNI, adalah informasi yang diciptakan, diterima dan diupakara (maintained) sebagai bukti dan sebagai aset bagi organisasi atau perseorangan, dalam melaksanakan kewajiban hukum atau dalam transaksi pekerjaan.

Adapun, ciri-ciri arsip yang sah lanjut Kristianto atau biasa disapa Kris adalah otentik – memiliki tujuan, jelas siapa yang mengirimkan, menerima dan menciptakan ; keandalan diyakini memberi gambaran yang benar, akurat, dan dapat diandalkan untuk transaksi dan kegiatan berikutnya; utuh memiliki integritas, tidak ada perubahan diubah; ketergunaan serta diketahui tempatnya; serta dapat ditemukan kembali.

Di sisi lain, dalam SNI ISO 15489-1:2016, kunci penting dalam standar ini menurut Kris yaitu penilaian (appraisal). Analisis berulang mengenai konteks, kegiatan, proses, dan risiko bisnis, dengan tujuan menentukan arsip yang dibuat dan disimpan, dan bagaimana mengelolanya serta pendekatan proaktif, strategis, dan berbasis risiko menjadi penting. Bahkan, dalam menangani volume dan kompleksitas pemeliharaan arsip.

SNI ISO 15489-1:2016, bukan satu-satunya standar terkait pengelolaan arsip. “SNI ISO 15489 bukan digunakan untuk sertifikasi ada standar lain yakni sistem manajemen arsip yang digunakan utk sertifikasi. Standar mengenai manajemen arsip ada beberapa. Adapun, yang sesuai untuk sertifikasi adalah ISO 30301, sementara untuk implementasinya ISO 30302,” ungkap Kris.

Saat ini, jumlah standar mengenai kearsipan berjumlah 2 yakni ISO 30301 Management systems for records- requirement ; ISO 30302 Management systems for records- Guidelines for implementation; serta 9 standar lainnya yang terkait dan laporan teknis.

Senada dengan Kris, Perwakilan Program Studi Ilmu Perpustakaan/FIB UI yang juga selaku Komite Teknis 01-03, Kearsipan, Anon Mirmani mengatakan kunci utama SNI 15489 adalah appraisal. Sementara, elemen penting lainnya adalah otorisasi dan kepemimpinan; konsultasi stakeholders; serta dokumentasi.

Acara yang dibuka oleh Kepala Biro Hubungan Masyarakat, Kerja Sama, dan Layanan Informasi BSN, Zul Amri dimoderatori oleh Kepala Bagian Layanan Informasi BSN, Minanuddin. Hadir pula sebagai narasumber adalah Arsiparis Arsip Nasional RI, Raistiwar Pratama dan Information Management Specialist ExxonMObil Indonesia yang juga sebagai anggota Komite Teknis 01-03, Hani Qonitah.

Melalui webinar bestan daring#4 “Manajemen Arsip Menggunakan SNI ISO 15489-1:2016”, diharapkan dapat mendorong instansi/organisasi untuk menerapkan sistem manajemen rekod sehingga dapat memenuhi aturan dan regulasi yang terkait dengan arsip yang telah ditentukan oleh pemerintah. (nda-humas)