Nasional

Standardisasi Manajemen Rekod dan Arsip dalam Mewujudkan Good Corporate Governance

 

Gambar 1. Suasana Seminar Nasional Manajemen Rekod dan Arsip dalam Mewujudkan Good Corporate Governance, Rabu 27 September 2017 di Ruang Komisi 3, Gedung BPPT II

Rekod adalah informasi terekam dalam setiap bentuk yang dibuat atau diterima dan dikelola oleh sebuah organisasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau kegiatan dan disimpan sebagai bukti transaksi atau kegiatan tersebut. Sementara arsip ialah rekod yang tidak lagi digunakan untuk keperluan masa kini namun tetap dilestarikan karena nilai pembuktian atau informasionalnya. Keduanya merupakan sumber informasi yang harus dipelihara dan dikelola sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan baik untuk kepentingan organisasi maupun masyarakat pada umumnya. Kegiatan untuk mengelola rekod disebut sebagai manajemen rekod (record management). Manajemen rekod saat ini telah berkembang pesat dan tidak terlepas dari peran standardisasi sebagai panduan dan pedoman dalam pelaksanaannya.

 

Menanggapi isu tersebut, Badan Standardisasi Nasional bekerjasama dengan Ikatan Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Indonesia (ISIPII) dan Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia (P3RI) menyelenggarakan Seminar Nasional bertajuk “Manajemen Rekod dan Arsip dalam Mewujudkan Good Corporate Governance” pada Rabu, 27 September 2017 bertempat di Ruang Komisi 3 Gedung BPPT II. Seminar yang dibuka secara langsung oleh Kepala Pusat Informasi dan Dokumentasi Standardisasi, BSN, Y. Kristianto Widiwardono, MIT ini disambut baik oleh para praktisi, akademisi dan pemerhati rekod Indonesia. Dalam keynote speech-nya Kristianto menyebutkan,”Perkembangan standar di bidang records management di dunia sangat pesat. BSN pernah menetapkan adopsi ISO standar terkait manajemen rekod yaitu SNI 19-6962-2003 yang merupakan adopsi dari ISO 15489-1:2001.”

Gambar 2. Y. Kristianto Widiwardono (Kepala Pusat Informasi dan Dokumentasi Standardisasi - BSN) saat menyampaikan keynote speech.

“Namun demikian, untuk diketahui bahwa ISO memiliki komite yang bertanggung jawab mengembangkan standar di bidang manajemen rekod dan arsip, yaitu ISO TC 46/SC 11 (Archives/record management). ISO TC 46/SC 11 telah menerbitkan 17 standar terkait manajemen rekod/arsip, ditambah 8 standar yang sedang dalam proses pengembangan. Sehingga aka nada sekitar 25 standar terkait manajemen rekod ini. ISO 15489-1:2001 sendiri saat ini telah direvisi menjadi ISO 15489-1:2016 yang lebih ‘ramah’ terhadap era saat ini dimana rekod digital telah menjadi sesuatu yang banyak dikelola oleh organisasi”, lanjutnya.

 

Seminar ini turut menghadirkan narasumber ahli dari berbagai kalangan diantaranya, Drs. Sumrahyadi, MIMS (Sekretaris Utama Arsip Nasional Republik Indonesia), Ir. Sri Hartinah, M.Si. (Kepala PDII-LIPI selaku Ketua Komite Teknis 01-05, Dokumentasi dan informasi), Ir. Anon Mirmani, S.IP., MIM-Arc/Rec (Kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia) dan Abdul Cholil, S.S. (Ketua Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia). Sesi seminar dimoderatori oleh Dr. Ike Iswary Lawanda (Dosen Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Universitas Indonesia).

Gambar 3. Narasumber seminar (kiri-kanan): Ir. Sri Hartinah, M.Si. (Kepala PDII-LIPI); Drs. Sumrahyadi, MIMS. (Sestama ANRI), Ir. Anon Mirmani, MIM-Arc/Rec (Kepala Kantor Arsip UI), Abdul Cholil, S.S. (Ketua P3RI), Dr. Ike Iswary Lawanda (Dosen Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, UI selaku moderator)

Narasumber dari ANRI, Drs. Sumrahyadi, MIMS., memaparkan kebijakan kearsipan nasional terkait standar kearsipan untuk mendukung e-government. Beliau menyampaikan bahwa salah satu poin penting dalam penerapan e-gov ialah melalui strategi penguatan sistem kearsipan berbasis TIK. Lebih lanjut diungkapkan bahwa terkait standardisasi di bidang kearsipan itu mencakup standardisasi sistem kearsipan, standardisasi SDM kearsipan, standardisasi kelembagaan kearsipan dan standardisasi sarana prasarana kearsipan.

 

Selanjutnya Ir. Sri Hartinah, M.Si. menyampaikan paparannya terkait pengembangan standar di bidang dokumentasi dan informasi. Beliau memaparkan,”Sebagai komite teknis perumusan standar di bidang dokumentasi dan informasi dalam hal ini KT 01-05, kami memiliki tugas diantaranya menyusun dan mengusulkan Program Nasional Perumusan Standar (PNPS) kepada BSN, yang mencakup usulan perumusan SNI baru, revisi atau amandemen SNI.” Menurut Sri Hartinah, untuk mengakomodir pengembangan SNI di bidang manajemen rekod perlu ada working group atau subkomite teknis di bawah Komite Teknis 01-05 karena perumusan standar mengenai rekod/arsip harus dilakukan pakar dan lembaga dalam bidang yang tepat. Sementara saat ini mayoritas anggota KT 01-05 berasal dari bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi. Keterlibatan pakar di bidang manajemen rekod/arsip masih minim.

 

Sementara itu, Ir. Anon Mirmani, S.IP., MIM-Arc/Rec selaku praktisi sekaligus akademisi di bidang manajemen rekod dan arsip mengutarakan terkait pentingnya mengadopsi standar manajemen rekod khususnya ISO 15489 (records management) dan ISO 30300 series (management system for records - MSR).

 

“Standar MSR adalah level yang tinggi, bertujuan pada kendali dan proses pengelolaan organisasi dan pengembangan kerangka stratejik untuk manajemen rekod yang baik, misal kebijakan, kepemimpinan, perencanaan dan monitoring,” terang Anon Mirmani.

 

“Sedangkan ISO 15489 bertujuan pada aspek operasional manajemen rekod, fokus pada kontrol dan proses untuk pengelolaan rekod. Merupakan dasar untuk digunakan oleh praktisi manajemen rekod, dalam pernyataan prinsip-prinsip dan proses operasional dan kendali rekod, misal penciptaan, capture, penggunaan dan pemusnahan,” lanjutnya.

Gambar 4. Antusiasme peserta seminar pada sesi tanya jawab

Selanjutnya dalam paparannya, Abdul Cholil banyak membahas mengenai fakta-fakta lapangan praktek pengelolaan rekod di Indonesia. Beliau mengungkapkan permasalahan bersama terkait pengelolaan rekod mulai dari peningkatan jumlah rekod secara eksponensial, perluasan cakupan pekerjaan, resiko yang meluas dan lingkungan bisnis yang semakin kompleks.

 

“Jika di instansi pemerintahan pengelola rekod atau arsip secara baku disebut sebagai arsiparis, berbeda jika di sektor swasta. Ada berbagai istilah profesi pengelola rekod yang muncul sebagai tuntutan profesionalitas dan fungsi di tiap instansi tersebut. Muncul istilah seperti project document control, document management specialist, information managers, general archivist, RIM staf, record controller dan sebagainya,” ungkap Cholil.

 

“P3RI di sini memiliki visi memajukan dan mengembangkan profesi pengelola rekod di Indonesia, tentunya untuk mewadahi berbagai istilah pengelola rekod yang muncul dalam satu wadah keprofesian sehingga nantinya bisa mengembangkan berbagai kegiatan positif terkait pengembangan kompetensi, standar kompetensi, kode etik profesi pengelola rekod dan membentuk jaringan”, imbuhnya.

Gambar 5. Berfoto bersama narasumber dengan sebagian panitia dan peserta seminar

Pada intinya, melihat fakta di lapangan bahwa manajemen rekod di Indonesia sebenarnya memang telah berjalan sedemikian rupa namun belum banyak tersedia standar baku yang mengakomodir perkembangan manajemen rekod yang semakin dinamis dan pesat. BSN sebagai instansi yang memiliki wewenang dalam pengembangan standardisasi di Indonesia perlu untuk mengakomodir kebutuhan standardisasi di bidang manajemen rekod/arsip. Pengembangan standar tersebut dapat dilakukan melalui Komite Teknis 01-05 atau dengan membentuk working group/subkomite teknis di bawah 01-05 dengan melibatkan stakeholder yang mumpuni di bidang manajemen rekod/arsip. Dalam hal ini keterlibatan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia (P3RI) sangat diperlukan sebagai langkah yang proaktif dalam mewujudkan standardisasi di bidang manajemen rekod/arsip yang dapat mengakomodir baik sektor pemerintah maupun swasta. (Amb/Pusido)


 

Download materi seminar nasional di sini


Dilihat : 47


3 (tiga) Tahun Kerja Bersama - Capaian Kinerja Pemerintahan JOKOWI dan JK BSN Dukung Kompetisi Rekayasa Kualitas Tingkat Nasional 2017 di USAKTI HASIL AKHIR SELEKSI TERBUKA PENGISIAN JABATAN PIMPINAN TINGGI MADYA DI LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASI NASIONAL TAHUN 2017 Pertemuan Dan Presentasi Ilmiah Standardisasi (PPIS) 2017 BSN Launching SNI Corner Di UPS Tegal